Die Einführung eines ERP-Systems gehört zu den bedeutendsten IT-Projekten eines Unternehmens. Ziel ist es, zentrale Geschäftsprozesse effizienter, transparenter und digital vernetzt abzubilden. Doch die Realität zeigt: Viele ERP-Projekte geraten ins Stocken, überziehen Zeit- und Kostenrahmen – oder scheitern sogar vollständig.
Dabei sind es oft immer wiederkehrende Fehler, die den Erfolg gefährden. In diesem Beitrag beleuchten wir die häufigsten Stolpersteine bei der ERP-Einführung – und zeigen konkrete Maßnahmen, wie man sie gezielt vermeidet. Besonders im Fokus: mittelständische Unternehmen und ERP-Lösungen wie AvERP.
1. Unklare Ziele und Anforderungen
Viele Unternehmen starten ein ERP-Projekt, ohne genau zu wissen, was sie eigentlich erreichen wollen. Es fehlt an klaren Zieldefinitionen und dokumentierten Anforderungen – was zu Fehlentwicklungen, Nachbesserungen und Frustration führt.
Unser Lösungsvorschlag
- Klare Projektziele definieren (z. B. bessere Lagertransparenz, automatisierte Buchhaltung, kürzere Durchlaufzeiten). Am besten mit einem Projektleiter, der das Unternehmen analysiert und eine klare Struktur schafft.
- Workshops mit allen Fachabteilungen durchführen.
- Ein Lastenheft erstellen, das alle Anforderungen strukturiert dokumentiert.
- Prioritäten festlegen: Was ist „must have“, was ist „nice to have“?
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Tipp – Workshop mit dem ERP-Anbieter
- Anforderungen verständlich vermitteln
- Prozess im neuen ERP System mit dem ERP Berater durchspielen
- Prozesse danach im Pflichtenheft festhalten und notwendige Anpassungen ergänzen
- Ziel: Ein Pflichtenheft in dem alle Prozesse, wie sie zukünftig im ERP System genutzt werden, festgehalten sind. Das Pflichtenheft dient dem ERP Anbieter als Grundlage für notwendigen Anpassungen, Konfigurationen, Schulungen und den Systemstart.
- Änderungen an den Prozessen/Absprachen nachträglich im Pflichtenheft ergänzen/anpassen
2. Mangelhafte Einbindung der Fachabteilungen
Das ERP-Projekt wird oft von der IT-Abteilung allein getragen. Die Fachbereiche, die später täglich mit dem System arbeiten, werden zu spät oder gar nicht eingebunden.
Unser Lösungsvorschlag
- Interdisziplinäres Projektteam bilden – mit Vertretern aus Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung, Produktion etc.
- Regelmäßige Feedbackrunden und Testphasen einplanen.
- Frühzeitige Mitarbeitereinbindung fördert Akzeptanz und liefert wertvolle Praxis-Inputs.
- KEY USER festlegen und deren Aufgaben im Vorfeld besprechen
3. Unzureichendes Change-Management
Die Einführung eines neuen ERP-Systems wird als reines IT-Projekt behandelt – ohne auf die menschliche Seite des Wandels zu achten. Das Resultat: Widerstand, Unsicherheit und zum Teil fehlende Akzeptanz. Im Laufe des Projektes wird dies zu einem immer größeren Problem werden.
Unser Lösungsvorschlag
- Change-Management von Anfang an integrieren.
- Transparente Kommunikation über Ziele, Zeitplan und Nutzen.
- Schulungsmaßnahmen frühzeitig planen und ggf. mehr Zeit einplanen bei komplexen Themen.
Führungskräfte als Vorbilder einbeziehen – sie prägen die Einstellung der Belegschaft.
4. Unrealistische Zeit- und Budgetplanung
ERP-Projekte werden häufig zu optimistisch kalkuliert – sowohl hinsichtlich der Dauer als auch der Kosten. Unerwartete Zusatzaufwände durch Anpassungen, Schulungen oder Datenmigration treiben das Budget schnell in die Höhe.
Unser Lösungsvorschlag
- Realistische Projektlaufzeit inkl. Puffer einplanen.
- Skalierbare Einführung in Etappen (z. B. modulweise) statt Big Bang.
- Mit dem ERP-Anbieter oder Implementierungspartner klare Vereinbarungen zur Aufwandsschätzung treffen.
5. Fehlende Datenbereinigung vor der Migration
Alte, fehlerhafte oder unstrukturierte Daten werden ungeprüft in das neue ERP-System übernommen. Das erschwert Prozesse und verursacht Mehraufwand – oft erst nach dem Go-live sichtbar.
Unser Lösungsvorschlag
- Daten vor der Migration analysieren, bereinigen und vereinheitlichen.
- Dubletten, veraltete Artikelnummern und nicht zugeordnete Kundenstammdaten identifizieren.
- Die Datenmigration gemeinsam mit dem Anbieter testen und dokumentieren.
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6. Zu hohe Anpassung der Software
Das neue ERP-System wird stark an bestehende Prozesse angepasst – anstatt die Chance zu nutzen, ineffiziente Abläufe neu zu denken. Das macht das System komplex, teuer und wartungsintensiv.
Unser Lösungsvorschlag
- Erst prüfen, dann handeln: Können Prozesse an die Standards des ERP-Systems angepasst werden?
- Anpassungen nur dort vornehmen, wo sie echten Mehrwert bringen.
- Bei AvERP z.B. können dank Open-Source-Architektur gezielte Individualisierungen sinnvoll und wirtschaftlich umgesetzt werden. Dies sollte jedoch vorab im Detail besprochen werden.
7. Unzureichende Schulung der Mitarbeitenden
Das System wird eingeführt – aber die Mitarbeitenden werden nicht ausreichend geschult. Die Folge: Unsicherheiten, Fehler und ineffiziente Nutzung.
Unser Lösungsvorschlag
- Schulungskonzepte frühzeitig entwickeln.
- Verschiedene Lernformate nutzen: Präsenz, Online, Handbücher, ggf. auch Videos.
- Schulung ist kein einmaliges Event – auch nach dem Go-live müssen Fortbildungen und Support gewährleistet sein.
8. Keine klare Verantwortlichkeit nach Go-live
Nach erfolgreichem Go-live fällt das Projektteam auseinander – und es fehlt eine zentrale Anlaufstelle für Rückfragen, Support und Weiterentwicklung.
Unser Lösungsvorschlag
- Betriebs- und Supportverantwortlichkeiten frühzeitig definieren. Hier sollte Ihnen im besten Fall auch immer ein Projektleiter helfen.
- Key-User in den Abteilungen etablieren.
- Regelmäßige Review-Meetings und Verbesserungsprozesse einführen.
ERP-Einführung mit AvERP – besser vorbereitet
Unsere Open-Source-Lösung AvERP bietet mittelständischen Unternehmen ein modernes, leistungsfähiges und kosteneffizientes ERP-System – mit voller Flexibilität bei Einführung und Betrieb.
Warum AvERP besonders geeignet ist
- Kostenfrei nutzbar – keine versteckten Kosten, keine Lizenzkosten
- Modularer Aufbau – schrittweise Einführung möglich
- Individuell anpassbar – ohne den typischen „Customization-Overkill“
- Hohe Transparenz durch offene Architektur
- Intensive Projektbegleitung durch erfahrene Partner
Mit der richtige Vorbereitung und Vermeidung klassischer Fehler wird die ERP-Einführung zum echten Wettbewerbsvorteil – nicht zur Kostenfalle.
Fazit: Planung, Kommunikation und Beteiligung sind entscheidend
Eine ERP-Einführung ist eine komplexe Reise – aber keine unlösbare Aufgabe. Wer sich Zeit für Planung, Kommunikation und Schulung nimmt, typische Fehler vermeidet und auf ein flexibles System wie AvERP setzt, schafft die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches ERP-Projekt.
Sie möchten Ihre Firma mit einem ERP-System weiter voranbringen oder planen einen Umstieg auf ein neues System? Gerne beraten wir Sie persönlich über dieTyp vielen Möglichkeiten und Chancen die Ihnen AvERP bietet. Jetzt Kontakt aufnehmen und Ihr Unternehmen bereit für die Zukunft machen!
Ihr SYNERPY-Team