Die Digitalisierung der Buchhaltung schreitet mit großen Schritten voran – und im Zentrum steht dabei die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung. Was für viele mittelständische Unternehmen bisher optional war, wird bald zur gesetzlichen Pflicht: Ab 2025 sind Unternehmen in Deutschland in bestimmten Fällen verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen – und ab 2026 auch teilweise zum Versand. Doch was genau bedeutet das? Welche Anforderungen gelten? Und wie können ERP-Systeme wie AvERP dabei helfen, gesetzeskonform und effizient auf die Umstellung zu reagieren?
In diesem Beitrag klären wir die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung und zeigen, wie sich mittelständische Unternehmen frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten können.
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail, denn diese zählt seit Anfang Januar 2025 als sonstige Rechnung. Laut gesetzlicher Definition (§ 14 UStG) handelt es sich bei einer E-Rechnung um ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinell auslesbar ist – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate enthalten alle abrechnungsrelevanten Daten in einem standardisierten XML-Dokument, das ohne manuelle Eingriffe automatisiert weiterverarbeitet werden kann.
Das bedeutet: Auch mittelständische Unternehmen müssen sich jetzt aktiv mit der Umstellung auf elektronische Rechnungen auseinandersetzen. Eine Challenge die es über lange Zeit zu meistern gilt.
Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) arbeiten noch mit papierbasierten Rechnungen oder einfachen PDF-Vorlagen. Die Umstellung auf E-Rechnungen ist daher nicht nur eine technische, sondern auch eine prozessuale Veränderung.
Konkret kommen folgende Anforderungen auf KMU zu:
Dabei müssen nicht nur neue Softwarelösungen eingesetzt, sondern auch Mitarbeitende geschult und bestehende Prozesse angepasst werden.
Ein modernes ERP-System wie AvERP von SYNERPY kann Unternehmen die Umstellung auf E-Rechnungen erheblich erleichtern – und gleichzeitig die Buchhaltung insgesamt effizienter machen. AvERP unterstützt bereits heute den Import und Export strukturierter Rechnungsformate, sodass Rechnungen automatisiert erstellt, versendet, empfangen und weiterverarbeitet werden können.
Vorteile von AvERP im Bereich E-Rechnung:
Damit ist AvERP nicht nur gesetzeskonform, sondern auch ein echter Produktivitätsgewinn für mittelständische Unternehmen – von der Angebotserstellung bis zur Zahlung.
Viele Unternehmen warten ab – doch das birgt Risiken. Die Einführung der E-Rechnung betrifft nicht nur die IT, sondern auch die Finanzbuchhaltung, den Vertrieb und das Projektmanagement. Wer sich jetzt vorbereitet, kann nicht nur rechtzeitig gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch langfristig von den Vorteilen profitieren:
Die Einführung der E-Rechnung bedeutet eine grundlegende Veränderung für alle Unternehmen – aber auch eine große Chance zur Digitalisierung. Wer jetzt auf ein modernes ERP-System wie AvERP setzt, schafft nicht nur die technischen Voraussetzungen für die E-Rechnungspflicht, sondern automatisiert gleichzeitig zentrale Geschäftsprozesse.
Als kostenfreie Open-Source-Lösung, entwickelt in Bayreuth, ist AvERP besonders attraktiv für kleine und mittlere Unternehmen, die auf Transparenz, Effizienz und Flexibilität setzen. Der Umstieg auf die E-Rechnung wird so nicht zur Hürde, sondern zum Schritt in eine nachhaltigere, digitale Zukunft.
