E-Rechnung für mittelständische Unternehmen: Was kommt auf Sie zu?
Die Digitalisierung der Buchhaltung schreitet mit großen Schritten voran – und im Zentrum steht dabei die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung. Was für viele mittelständische Unternehmen bisher optional war, wird bald zur gesetzlichen Pflicht: Ab 2025 sind Unternehmen in Deutschland in bestimmten Fällen verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen – und ab 2026 auch teilweise zum Versand. Doch was genau bedeutet das? Welche Anforderungen gelten? Und wie können ERP-Systeme wie AvERP dabei helfen, gesetzeskonform und effizient auf die Umstellung zu reagieren?
In diesem Beitrag klären wir die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung und zeigen, wie sich mittelständische Unternehmen frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten können.
Was ist eine E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail, denn diese zählt seit Anfang Januar 2025 als sonstige Rechnung. Laut gesetzlicher Definition (§ 14 UStG) handelt es sich bei einer E-Rechnung um ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinell auslesbar ist – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate enthalten alle abrechnungsrelevanten Daten in einem standardisierten XML-Dokument, das ohne manuelle Eingriffe automatisiert weiterverarbeitet werden kann.
Rechtlicher Hintergrund: Das kommt mit dem Wachstumschancengesetz
Die Übergangsfristen im Überblick
Was bedeutet das für den Mittelstand?
- Ab 01.01.2025: Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. (Pflicht für alle inländischen Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche.)
- Bis Ende 2026: Es dürfen weiterhin für inländisch ausgeführte B2B-Umsätze Papierrechnungen und E-Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, versendet werden.
- Ab 2027: Es dürfen weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, übermittelt werden. Jedoch gilt als Voraussetzung ein maximaler Vorjahresumsatz von 800.000 Euro. Wird diese Grenze überschritten, so sind Unternehmen zum Versand der neuen E-Rechnung verpflichtet.
- Ab 2028: Alle neuen Anforderungen und die Übermittlung von allen inländischen Unternehmen für Leistungen im Bereich der inländischen B2B-Umsätze sind einzuhalten.
Das bedeutet: Auch mittelständische Unternehmen müssen sich jetzt aktiv mit der Umstellung auf elektronische Rechnungen auseinandersetzen. Eine Challenge die es über lange Zeit zu meistern gilt.
Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) arbeiten noch mit papierbasierten Rechnungen oder einfachen PDF-Vorlagen. Die Umstellung auf E-Rechnungen ist daher nicht nur eine technische, sondern auch eine prozessuale Veränderung.
Konkret kommen folgende Anforderungen auf KMU zu:
- Empfang und Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen (z. B. im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format)
- Integration von Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem
- Archivierung elektronischer Rechnungen gemäß GoBD
- Sicherstellung der Datenvalidität und Signaturprüfung (optional)
Dabei müssen nicht nur neue Softwarelösungen eingesetzt, sondern auch Mitarbeitende geschult und bestehende Prozesse angepasst werden.
Wie ERP-Systeme die Umstellung erleichtern
Ein modernes ERP-System wie AvERP von SYNERPY kann Unternehmen die Umstellung auf E-Rechnungen erheblich erleichtern – und gleichzeitig die Buchhaltung insgesamt effizienter machen. AvERP unterstützt bereits heute den Import und Export strukturierter Rechnungsformate, sodass Rechnungen automatisiert erstellt, versendet, empfangen und weiterverarbeitet werden können.
Vorteile von AvERP im Bereich E-Rechnung:
- Integrierte E-Rechnungsfunktionen
- Automatisierter Rechnungsversand
- Direkte Schnittstellen zu Buchhaltung
- Rechtssichere Archivierung elektronischer Rechnungen
- Anpassbar für bestehende Prozesse und Workflows
Damit ist AvERP nicht nur gesetzeskonform, sondern auch ein echter Produktivitätsgewinn für mittelständische Unternehmen – von der Angebotserstellung bis zur Zahlung.
Warum jetzt handeln?
Viele Unternehmen warten ab – doch das birgt Risiken. Die Einführung der E-Rechnung betrifft nicht nur die IT, sondern auch die Finanzbuchhaltung, den Vertrieb und das Projektmanagement. Wer sich jetzt vorbereitet, kann nicht nur rechtzeitig gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch langfristig von den Vorteilen profitieren:
- Weniger manuelle Arbeit
- Schnellere Zahlungsprozesse
- Geringere Fehlerquote
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Buchungsvorgänge
- Kostenersparnis bei Porto, Papier und Archivierung
Fazit: E-Rechnung ist Pflicht – aber auch Chance
Die Einführung der E-Rechnung bedeutet eine grundlegende Veränderung für alle Unternehmen – aber auch eine große Chance zur Digitalisierung. Wer jetzt auf ein modernes ERP-System wie AvERP setzt, schafft nicht nur die technischen Voraussetzungen für die E-Rechnungspflicht, sondern automatisiert gleichzeitig zentrale Geschäftsprozesse.
Als kostenfreie Open-Source-Lösung, entwickelt in Bayreuth, ist AvERP besonders attraktiv für kleine und mittlere Unternehmen, die auf Transparenz, Effizienz und Flexibilität setzen. Der Umstieg auf die E-Rechnung wird so nicht zur Hürde, sondern zum Schritt in eine nachhaltigere, digitale Zukunft.
